Beleid ongewenste omgangsvormen

Beleid ongewenste omgangsvormen en het inschakelen van een vertrouwenspersoon


Waarom een beleid ongewenste omgangsvormen en vertrouwenspersoon?
In het beleid van tennisvereniging VEGO is vastgelegd, dat de vereniging maatregelen treft om ongewenste omgangsvormen voorkomen en te bestrijden.
Onder ongewenste omgangsvormen wordt volstaan:

  •  Seksuele intimidatie;
  •  Agressie en geweld;
  •  Discriminatie;
  •  Pesten.

Eén van de maatregelen is het benoemen van één of meerdere vertrouwenspersonen buiten de vereniging.

Vertrouwens(contact)persoon
Als je met seksuele intimidatie te maken krijgt, is het belangrijk te weten waar je terecht kunt voor hulp, ondersteuning en advies of gewoon een luisterend oor. TvVEGO maakt gebruikt van iemand buiten de vereniging, (neutraal), namelijk de vertrouwenscontactpersoon van de KNLTB. De bond heeft een aantal vertrouwenspersonen en adviseurs aangesteld op wie iedereen die lid is van een sportvereniging gratis een beroep kan doen.

Wat doet een vertrouwenscontactpersoon?
De vertrouwenscontactpersoon luistert naar je verhaal en helpt je zoeken naar mogelijkheden om de situatie op te lossen. Informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld. De vertrouwenspersoon kan je helpen om een klacht in te dienen bij de vereniging, sportbond of politie. Maar gewoon even praten kan ook.

Hoe kan ik iemand bereiken?
Heb je behoefte aan een gesprek neem dan contact op met de vertrouwenscontactpersoon van:

• de KNLTB: vertrouwenscontactpersoon – Anje Zuidhof Telefoon: 06-53894912
e-mail: a.zuidhof@knltb.nl

Bij geen gehoor kun je een voicemail bericht achterlaten met daarin je telefoonnummer, je wordt dan zo snel mogelijk terug gebeld. Wil je liever direct iemand spreken, neem dan bij geen gehoor contact op met het NOC*NSF meldpunt.

o Meldpunt van NOC*NSF:  Telefoon: 0900 – 2025590
Het meldpunt is bereikbaar maandag tot en met vrijdag van 08.00 uur tot 21.00 uur en op zaterdag van 12.00 uur tot 16.00 uur. Op zondag is het meldpunt niet bereikbaar.


KNLTB: Onderstaande link verwijst naar de website van NOC*NSF m.b.t. seksuele intimidatie.
http://www.nocnsf.nl/nocnsf.nl/olympische-droom/sport-en-maatschappij/seksuele-intimidatie/seksuele-intimidatie

 

Wanneer naar de vertrouwenspersoon?
Als één van de (VEGO)leden geconfronteerd wordt met ongewenste omgangsvormen (seksuele intimidatie, agressie en/of geweld, discriminatie of pesten) kan deze daarover in eerste instantie terecht bij één van de bestuursleden. Als dat, om welke reden dan ook, niet bij dat bestuurlid kan, is een ander bestuurslid het volgende aanspreekpunt. Mocht de klager het gevoel hebben niet bij één van de bestuursleden terecht te kunnen, dan kan hij/zij zich wenden tot één van de vertrouwenspersonen.

De vertrouwenspersoon is beschikbaar voor ieder VEGO lid die met ongewenste omgangsvormen wordt geconfronteerd.
De belangrijkste taken van de vertrouwenspersoon zijn:
- eerste opvang (er voor zorgen dat het lid hun verhaal kwijt kunnen).
- advisering over mogelijkheden het probleem op te lossen, zo nodig verwijzen naar externe deskundigen.
- bemiddeling bij een klacht. Dit wil zeggen dat in overleg met de vertrouwenspersoon geprobeerd kan worden de klacht eerst informeel op te lossen door bemiddeling. Vanzelfsprekend verricht de vertrouwenspersoon geen handelingen zonder toestemming van de persoon die de klacht indient.
- bijstaan van het lid indien daadwerkelijk stappen worden ondernomen (zoals het indienen van een klacht bij het bestuur of, indien het een strafbaar feit betreft, het doen van aangifte bij de politie).


Formele klachtenregeling
Indien een VEGO lid het slachtoffer is geworden van ongewenste omgangsvormen kan deze dus bij één van de vertrouwenspersonen terecht. Het is tevens mogelijk een formele klacht in te dienen bij het bestuur van VEGO. Hiervoor geldt onderstaande ‘formele klachtenregeling’.

Artikel 1: Begrippen
In de klachtenregeling wordt verstaan onder:
a. Klager: degene die de klacht indient. Hieronder wordt mede verstaan: een klaagster.
b. Beklaagde(n): degene(n) op wie de klacht betrekking heeft. 
c. Seksuele intimidatie:
- Ongewenste en bedreigende, seksuele getinte aandacht, zoals intieme vragen, suggestieve opmerkingen, lichamelijke betasting en verkrachting.
d. Agressie en geweld:
- Verbaal geweld, zoals schelden en schreeuwen;
- Fysiek geweld, zoals schoppen en slaan of eigendommen beschadigen;
- Psychisch geweld, zoals bedreigingen, intimidatie of onder druk zetten.
e. Discriminatie:
- In directe zin op duidelijke kenmerken als geloofsovertuiging, lichaamsaandoening(en), huidskleur of sekse.
- In indirecte zin op ogenschijnlijk neutrale elementen.
f. Pesten:
- Iets wat vaker over langere tijd gebeurt met als doel iemand te kwetsen of te vernederen, zoals vervelende opmerkingen, cynische grapjes, beledigen, schelden, negeren, sociaal isoleren en openlijke terechtwijzigingen.

Artikel 2: Rol van de vertrouwenspersoon
a. Ieder lid van de tennisvereniging VEGO die ongewenste omgangsvormen ondervindt, kan zich wenden tot de vertrouwenspersoon.

b. De vertrouwenspersoon staat klager naar vermogen bij; hij/zij adviseert, en verwijst zonodig naar ter zake deskundigen en dient ingeval klager zulks wenst, in plaats van en in overleg met hem/haar, namens deze een klacht in bij het bestuur.

c.  De vertrouwenspersoon heeft de mogelijkheid het bestuur te informeren over gevallen van ongewenste omgangsvormen die hem/haar ter ore zijn gekomen zonder dat een formele klacht bij het bestuur is ingediend. Het bestuur is bevoegd deze informatie te gebruiken in een eventuele op een later moment in te stellen procedure op basis van de onderhavige klachtenregeling.
De vertrouwenspersoon verricht geen handelingen ter uitvoering van zijn/haar taak dan met toestemming van degene die de klacht heeft ingediend.

d. De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn/haar taak uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de klager, waarbij de vertrouwelijkheid van informatie gewaarborgd wordt.


Artikel 3: Indienen van een klacht
a. Elke klager kan al dan niet in overleg met de vertrouwenspersoon een schriftelijke klacht indienen bij het bestuur. De klacht wordt ingezonden in een aan de voorzitter van het bestuur geadresseerde envelop met het opschrift "persoonlijk en vertrouwelijk". Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.
b. De klacht wordt geacht tijdig te zijn ingediend, indien de klager zich binnen 1 maand na de ongewenste omgangsvormen tot de vertrouwenspersoon gewend heeft.

c. De klacht bevat in ieder geval:

  •  de omschrijving van de confrontatie met ongewenste omgangsvormen;
  •  de naam of namen van de beklaagde(n);
  •  het tijdvak waarin de ongewenste omgangsvormen zich heeft afgespeeld.

d. De klager kan de klacht te allen tijde intrekken.


Artikel 4: De klachtencommissie
a. Als een klacht door de voorzitter van het bestuur is ontvangen, stelt het bestuur een klachtencommissie ongewenste omgangsvormen aan. De klachtencommissie bestaat minimaal uit drie leden, in ieder geval één vrouw, één man en één persoon van buiten de vereniging, waarvan één de taak van voorzitter heeft. De leden worden door het bestuur benoemd. De keuze van leden is zodanig dat deze een onpartijdige beoordeling tot stand brengen. De vertrouwenspersoon maakt geen deel uit van de klachtencommissie.

De klachtencommissie heeft tot taak:

  •  te beslissen over de ontvankelijkheid van de klacht;
  •  een door het bestuur ingediende klacht te onderzoeken;
  •  het bestuur schriftelijk en gemotiveerd te adviseren over de gegrondheid van de klacht, ofwel over de vraag of het door de klager gestelde aannemelijk is;
  •  het bestuur schriftelijk en gemotiveerd te adviseren over de eventueel op te leggen maatregel.

b. Bij ontvangst van een tijdig ingediende klacht stelt het bestuur deze onverwijld in handen van de klachtencommissie als hiervoor aangegeven voor het instellen van een onderzoek naar de toedracht van de feiten waarover wordt geklaagd. De klachtencommissie beslist binnen twee weken nadat een klacht door hun ontvangen is of de klacht ontvankelijk is en doet daaromtrent mededeling aan klager en beklaagde.

c.  De klacht is niet ontvankelijk, indien:

  •  de klacht geen betrekking heeft op ongewenste omgangsvormen;
  •  de klacht namens anderen is ingediend;
  •  de klacht anoniem is ingediend;
  •  de klacht eerder door de klachtencommissie is behandeld, tenzij er sprake is van nieuwe feiten;
  •  de termijn voor het indienen van de klacht, conform art. 3 sub b van deze klachtenregeling, verstreken is;
  •  terzake een gerechtelijke procedure loopt of is afgerond.

g. Indien de klacht ontvankelijk is en in behandeling wordt genomen, zendt de klachtencommissie een afschrift van de klacht alsmede van de aan haar voorgelegde schriftelijke stukken aan de beklaagde. Vervolgens worden klager en de beklaagde door de klachtencommissie gehoord. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid van hoor en wederhoor.
De betrokkenen bij de vermeende ongewenste omgangsvorm hebben een verschijningsplicht.
Van het besprokene wordt een verslag gemaakt. De klager en de beklaagde kunnen zich tijdens het horen door een raadsman/-vrouw en/of vertrouwenspersoon laten bijstaan.
De vergaderingen van de klachtencommissie zijn niet openbaar.
De klachtencommissie kan derden slechts met hun instemming horen.

e. De klachtencommissie brengt binnen vier weken na ontvangst van de klacht rapport uit van haar bevindingen bij het ingestelde onderzoek. De commissie kan het rapport voorzien van een advies inzake de afhandeling van de klacht. Een kopie van het rapport zendt de klachtencommissie aan de klager, de beklaagde en hun eventuele raadslieden.

f. Te allen tijde kan het bestuur al dan niet op verzoek van de klachtencommissie of vertrouwenspersoon tijdelijke voorzieningen treffen, indien er voor één of meerdere direct betrokkene(n) een onhoudbare situatie ontstaat.

Artikel 5: Besluitvorming bestuur
Binnen twee weken na ontvangst van het rapport en het advies van de klachtencommissie neemt het bestuur op basis van deze documenten een beslissing over de te nemen maatregelen. Indien het bestuur afwijkt van het advies van de klachtencommissie zal zij dit met redenen omkleed doen. De beslissing wordt direct aan de klager en de beklaagde schriftelijk medegedeeld. Een afschrift van de beslissing wordt aan de klachtencommissie en de vertrouwenspersoon gezonden.

Artikel 6: Maatregelen
De maatregelen die door het bestuur kunnen worden opgelegd, kunnen variëren van een waarschuwing of berisping door het bestuur, (tijdelijke) ontzegging van toegang tot het  clubhuis/tennispark en in het uiterste geval geheel of tijdelijke ontzegging van het lidmaatschap.

Artikel 7: Rapportage vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon brengt aan het eind van elk kalenderjaar aan het bestuur rapport (één A 4tje) uit over de werking van deze regeling. Met het oog daarop worden alle klachten en de afhandeling daarvan aan het bestuur ter kennis gebracht.

Artikel 8: Geheimhouding
Een ieder die krachtens deze regeling betrokken is bij de behandeling van een klacht, betracht daarbij strikte geheimhouding. Behoudens een eventuele wettelijke verplichting tot openbaarmaking is het verschaffen van informatie aan niet bij de klacht betrokken personen niet toegestaan, tenzij zulks strikt noodzakelijk is voor de adequate behandeling van de melding of de klacht. De privacy van klager en beklaagde wordt te allen tijde gewaarborgd.
Deze geheimhouding belet het bestuur niet haar besluit over een klacht in geanonimiseerde vorm bekend te maken.